Po 1 stycznia 2026 r. w Polsce zmienia się sposób doręczania korespondencji urzędowej i oficjalnej, także na poziomie gminy i administracji lokalnej — zarówno dla obywateli, jak i przedsiębiorców. Najważniejsze zmiany wynikają z wejścia w życie systemu e‑Doręczeń jako głównego kanału doręczania korespondencji elektronicznej w kontaktach administracji publicznej z podmiotami niepublicznymi (np. mieszkańcami, firmami).
e‑Doręczenia jako podstawowy sposób doręczania
Od 1 stycznia 2026 r. e‑Doręczenia (cyfrowy odpowiednik listu poleconego z potwierdzeniem odbioru) są standardowym sposobem doręczania oficjalnej korespondencji urzędowej między administracją publiczną (np. urząd gminy) a obywatelami lub przedsiębiorcami, o ile przepisy szczególne nie wskazują innego kanału
- Urząd gminy będzie dostarczał decyzje, zawiadomienia, wezwania i inne pisma przede wszystkim elektronicznie na adres do e‑Doręczeń (ADE).
- Doręczenia będą mieć pełną moc prawną, tak jak tradycyjne listy polecone z potwierdzeniem odbioru
Co to oznacza dla mieszkańców i przedsiębiorców
Aby skutecznie odbierać korespondencję od urzędu:
Adres do e‑Doręczeń (ADE) – musisz mieć aktywny ADE
Adres ten może być założony przez obywatela lub przedsiębiorcę (np. z wykorzystaniem Profilu Zaufanego, mObywatela, bankowości elektronicznej). Jeśli go nie posiadasz, urząd nie będzie mógł skutecznie doręczać pism online
Papierowa korespondencja
Jeśli nie posiadasz adresu e‑Doręczeń, urząd nadal może korzystać z hybrydowej formy doręczeń — czyli digitalizacji treści, a potem wydruk i dostarczenie tradycyjną pocztą .
Obowiązki administracji lokalnej (gminy)
Urząd gminy musi:
- mieć aktywny adres do e‑Doręczeń i używać go do wysyłania korespondencji elektronicznej,
- prowadzić obsługę korespondencji zgodnie z nowymi zasadami (np. odbieranie i wysyłanie przez system e‑Doręczeń),
Praktyczne kroki dla odbiorców korespondencji
- Załóż ADE (adres do e‑Doręczeń) już teraz — to klucz do odbioru urzędowej korespondencji po 01.01.2026r.
- Sprawdzaj skrzynkę e‑Doręczeń regularnie, bo korespondencja doręczana elektronicznie jest traktowana jako doręczona z chwilą uzyskania do niej dostępu.
- Monitoruj oficjalne komunikaty urzędu gminy i Poczty Polskiej dotyczące sposobów dostarczania informacji.
Co to jest ADE?
Adres do e‑Doręczeń (ADE) to Twój unikalny adres elektroniczny, na który będą doręczane oficjalne pisma z urzędów (z takim samym skutkiem jak list polecony).
Jak założyć adres do e‑Doręczeń
- Wejdź na stronę e‑Doręczenia (gov.pl) lub przejdź do formularza, żeby złożyć wniosek online o adres ADE.
- Zaloguj się elektronicznie za pomocą:
- Profilu zaufanego,
- e‑dowodu,
- bankowości elektronicznej,
- aplikacji mObywatel (gdzie masz zakładane konta).
- Wypełnij wniosek:
- Podpisz wniosek elektronicznie (np. profilem zaufanym lub e‑dowodem).
- Po złożeniu, otrzymasz potwierdzenie e‑mailem.
Wniosek możesz złożyć zarówno u operatora wyznaczonego (publicznego), jak i u komercyjnego dostawcy e‑Doręczeń,
Jak aktywować skrzynkę e‑Doręczeń
Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku:
- Zaloguj się do serwisu mObywatel.gov.pl.
- Wejdź do sekcji „Twoje skrzynki”.
- Kliknij „Aktywuj skrzynkę” przy odpowiednim adresie.
- Podaj adres e‑mail do powiadomień i zaakceptuj regulamin.
- Po chwili otrzymasz wiadomość, że skrzyneczka jest aktywna — od tej chwili możesz ją używać.
Po aktywacji skrzynki urzędowa korespondencja będzie doręczana elektronicznie, z pełną mocą prawną.
Jeśli nie założysz ADE lub go nie aktywujesz, urzędy mogą nadal wysyłać pismo papierowo lub hybrydowo.
Założenie adresu ADE dla osób fizycznych jest bezpłatne.
Pismo w formie elektronicznej poprzez e-Doręczenia proszę kierować na adres skrzynki:
Adres do doręczeń elektronicznych ADE: AE:PL-73311-29442-FCJEH-08